Tecnica delle 5S: cos'è e come applicarla

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Tecnica delle 5S: cos'è e come applicarla
By Stefano Gatti 2 months ago 214 Views

I principi della tecnica 5S sono alla base del concetto stesso di Lean Manufacturing, vale a dire produzione snella. 5S è metodo sistematico per l’organizzazione dei luoghi di lavoro con obbiettivo aumentare i profitti diminuendo le spese. L'idea che abbiamo indicato è insita nella grande tradizione giapponese del processo produttivo che prevede il raggiungimento della perfezione.

Questo avviene attraverso un ciclo continuo a discapito di un nemico ben noto a chi si occupa di questo tema: lo spreco. Quindi per raggiungere la perfezione della produzione, che i giapponesi chiamano kaizen, bisogna applicare delle tecniche. Come il ciclo di deming in azienda, che permette di definire le regole per un percorso virtuoso.

Si tratta di una tecnica di gestione visiva che enfatizza l'osservazione e il miglioramento del lavoro, utilizzando una mentalità in ottica Just in Time e strumenti specifici per creare valore e ottimizzare gli spazi di lavoro. Ma alla base di tutto questo c'è la tecnica delle 5S, ovvero?

Cos'è la metodologia 5S

Si tratta di una combinazione di elementi teorici che risiede alla base di tutto ciò che oggi intendiamo come Lean Manufacturing. Sono, in estrema sintesi, una serie di pilastri che ti danno la possibilità di organizzare un processo produttivo e organizzativo attraverso la lente dell'efficienza, della riduzione di ogni spreco e della fluidità tecnica.

Come nasce la metodologia 5S?

La metodologia 5S fonda le proprie origini attraverso la già citata tradizione giapponese, dalla famosa scuola del Toyota Production System (dalla quale prende forma il Toyotismo) che ha fatto da apripista alla produzione snella.

Il Toyota Production System (TPS) raccoglie tutte le tecniche della Lean Manufacturing nate in quegli anni e messe a punto dalla stessa casa automobilistica, metodologie a lungo tenute segrete perché chiave del successo aziendale.

A seguito del boom economico degli anni ‘80 le idee di successo iniziano a circolare e tramite un intenso scambio internazionale, giungono fino a Hiroyuki Hirano, che ne raccoglie i pilastri del lavoro visivo, dando i natali al concetto di metodologia 5S da noi oggi conosciuto.

Scopo 5S

Abbiamo spiegato che cos’è a grandi linee la metodologia 5S e da dove ha origine ma è giusto soffermarsi sul perché è vantaggioso applicarla.

Un luogo di lavoro dove sono messe in pratica le 5S è di più facile fruizione. Gli spazi, gli strumenti e i materiali sono regolati da un’organizzazione logica e sono disponibili solo quando realmente necessario.

Pulizia e organizzazione diventano una pratica comune e rendono i processi più sicuri ed efficienti.

Il ciclo 5S – 5 pratiche chiave

Come suggerisce il nome stesso, ci sono 5 punti che possono fare la differenza quando si cerca una soluzione per applicare questa metodologia in una realtà aziendale.

Le cinque S rappresentano i 5 termini giapponesi simbolo dei passaggi di gestione visiva per organizzare qualsiasi tipo di azienda o catena di montaggio in ottica Lean. Sono delle regole che possono dare grandi risultati se applicate con attenzione. Quali sono? Affrontiamo i temi indicando sia il concetto giapponese che la traduzione in italiano.

Mentre leggi i passaggi pensa a come questo sistema può essere implementato nella tua azienda e in molti altri aspetti della vita lavorativa.

Seiri – Separare

Il principio iniziale è semplice, quasi scontato da un punto di vista teorico: devi separare ciò che serve da tutto ciò che è inutile. Però bisogna prendere prima coscienza di questo passaggio.

Idealmente si tratta di svuotare un luogo disordinato e di classificare in tre gruppi ogni elemento prima di poter riposizionare in modo organizzato tutti i materiali all’interno della nostra “stanza”.

Esistono anche sistemi di codifica e catalogazione come: Etichette, red tag e segnaletica a colori, in grado di assegnare informazioni univoche a ogni materiale o prodotto.

Devi immaginare di avere tre “scatole” con diverse destinazioni: Cose da gettare, da tenere o che devono essere sempre a portata di mano. Eliminare qualcosa che può essere funzionale alla produzione non è un bene, per questo bisogna ragionare sulla separazione e poi passare ai punti successivi.

Seiton – Mettere in ordine

Dopo aver separato l'utile dall'inutile bisogna organizzare il tutto e trovare anche una soluzione per le vie di mezzo.

Avendo eliminato molte cose senza un’utilità effettiva, lo spazio per riorganizzare il restante materiale sarà sicuramente maggiore, questo fattore non deve però farti disorientare. Dovrai disporre ogni cosa seguendo un ordine logico legato alla frequenza di utilizzo, per prime le cose di scarso utilizzo e a seguire tutte le altre in ordine crescente. Questo comporta anche un occhio di riguardo verso l’ergonomia di presa che dovrà crescere proporzionalmente con l’utilizzo di un determinato elemento.

Seiso – Pulire

Una volta riorganizzato lo spazio, è fondamentale anche pulirlo per evitare che lo sporco possa portare all’usura dei materiali o al rischio d'infortuni. L'inutile deve essere eliminato, l'utile si mantiene in ordine e con efficienza.

Pulire ossia la terza S “Seiso” non comprende solamente l’eliminare polvere e altre tipologie di sporco, rappresenta anche la manutenzione ordinaria di macchinari e strumenti che senza le dovute attenzioni giornaliere o senza gli aggiornamenti necessari, rischiano di vanificare il lavoro fatto attorno a essi per tenere materiali e strumenti organizzati a portata di mano.

Seiketsu – Standardizzare

Dopo un attento processo di riorganizzazione, è di fondamentale importanza creare uno standard al quale rifarsi ogni volta. Standardizzare le operazioni, anche se può sembrare noioso, è il modo ideale per risparmiare tempo, limitare gli errori, ottimizzare il lavoro.

I processi poco prima elencati devono diventare step da ripetere periodicamente utilizzando strumenti di organizzazione come pannelli forati porta attrezzi, tool organizers in spugna e marcature del pavimento.

Se ogni cosa ha il proprio posto ed è possibile tracciarla, si possono assicurare standard organizzativi ripetibili.

Shitsuke – Sostenere

Una volta completato il processo delle prime 4S non ci si può aggrappare per sempre ai risultati ottenuti da questa prima riorganizzazione interna. Priorità, spazi, operatori e standard cambiano continuamente nel tempo e per evitare di ricadere nelle vecchie abitudini è fondamentale sostenere e investire su continui aggiornamenti e sull’implementazione di nuove pratiche.

Lavora perché questo principio sia diffuso in ogni angolo della tua azienda. Non deve essere un principio noto solo a te o alla dirigenza: ogni individuo che fa parte del tuo mondo aziendale dovrà rispettare e accettare, ma anche mettere in pratica, le regole. La mentalità 5S è un’abilità che si assorbe con il tempo e che solamente una volta sviluppata come autodisciplina nella cultura dei dipendenti, può diventare una pratica comune, sostenuta quotidianamente.

Sesta 6?

La metodologia delle 5S ormai è molto conosciuta perché consente di ridurre gli sprechi e migliorare l’efficienza produttiva. Tuttavia oltre alle cinque S comunemente riconosciute, esiste anche una sesta S che rappresenta la sicurezza.

Si tratta di un argomento che divide le persone in due correnti di pensiero, c’è chi pensa non sia necessario creare un punto a sé per la sicurezza perché è già sottintesa i tutte le 5S e chi al contrario sostiene che la sua presenza così significativa ne obblighi la creazione.

Qualunque sia la posizione che decidi di abbracciare, ti rendi conto di quanto la sicurezza giochi un ruolo fondamentale in ogni aspetto che aziendale, processi sicuri sono processi efficienti.

Disporre il layout del tuo magazzino in modo logico, organizzare strumenti e materiali e pulire con regolarità, facilita il lavoro a tutti i tuoi collaboratori che possono completare la propria mansione senza inciampare, scivolare o incorrere in altre tipologie di lesioni ergonomiche.

Benefici 6S

Adesso ti elencherò una serie di motivi per i quali la sicurezza, qualunque sia la tua visione della struttura 5S, aiuta a ridurre gli sprechi e aumentare la produttività.

Tempo: E' di vitale importanza in una struttura, incidenti o infortuni generalmente causano interruzioni di lavori, bloccaggio di macchine e in alcuni casi addirittura della linea produttiva intera. A seconda dell’entità della lesione esiste l’eventualità che per un lasso di tempo non precisato, manchi della forza lavoro che causa ulteriori perdite di tempo e aumento d'inefficienza.

Falle nel sistema e costi extra: Quando qualcuno si infortuna sul lavoro ha bisogno di prendersi del tempo di malattia. La mancanza di una persona spesso costringe a cercare un sostituto temporaneo che richiede formazione e più tempo per svolgere la propria mansione. Inoltre per alcune tipologie di infortunio è previsto un risarcimento, ossia un ulteriore costo extra da sostenere oltre a quello del sostituto. Al momento del rientro del dipendente in malattia, bisogna tenere in considerazione anche l’eventualità che non si sia completamente ristabilito e pertanto le sue prestazioni non siano più quelle di una volta, andando a intaccare l’efficienza del lavoro.

La sicurezza influisce sull’organizzazione: Quando si introducono soluzioni per garantire la sicurezza sui luoghi di lavoro è inevitabile andare a toccare l’organizzazione aziendale.

Basti pensare alle marcature a terra utilizzate per delimitare le aree di passaggio dei mezzi e quelle di transito dei pedoni. Oltre a evitare incidenti causati da interferenze tra gli operatori e le macchine, si assicura anche uno scorrimento del lavoro più fluido e pertanto più veloce.

Sicurezza è fiducia: Se sai di poter procedere in totale sicurezza, puoi lavorare in maniera più spedita ed essere più produttivo. Quando un dipendente è consapevole che la propria sicurezza è un aspetto importante e che tramite diverse misure viene tutelata e assicurata, dà fiducia all’azienda e lavora serenamente e con un ritmo più sostenuto.

Ispezioni: Se una struttura di lavoro non rispetta le norme di sicurezza rischia di ricevere ripetuti controlli dagli enti preposti, causa d'interruzioni e cali della produttività. Attivare tutte le misure necessarie alla sicurezza consente di ricevere meno ispezioni e ottenere esisti positivi.

5S e Lean

Quando si fa riferimento al concetto di Lean e dunque di produzione snella, spesso compare associato il termine 5S.

Implementare un’organizzazione 5S implica infatti snellire e facilitare il lavoro permettendo di muoversi liberamente e con logica.

5S è il punto di partenza per tutte le altre pratiche di produzione snella come il kanban o Kaizen perché grazie al suo intervento i luoghi di lavoro sono già stati organizzati e ripuliti.

Senza questa “preparazione “ è più difficile individuare rapidamente problemi o difetti e si rischia che le pratiche implementate in un secondo momento, risultino vane.

Coinvolgimento dei dipendenti – 5S come strumento

Per un’implementazione 5S di successo, il coinvolgimento dei dipendenti è la base. Essendo coloro che lavorano quotidianamente sul campo, sanno individuare più rapidamente i problemi e gli sprechi e pertanto a loro spetta il compito di prendere le decisioni nella fase “Separare” (Seiri). Il loro non è solo un coinvolgimento, si tratta appunto di formare prima per poi poter mettere in pratica. Senza un percorso d'istruzione alle 5S si rischia di rimanere attaccati a un metodo solo teorico, una sorta di filosofia di lavoro fine a sé stessa.

Le 5S devono essere uno strumento molto utile nel quale credere perché in grado di portare il lavoro di tutti ad alti livelli di efficienza, qualità e flessibilità.

Come applicare il metodo 5S in azienda?

In primo luogo bisogna comprendere un punto: impossibile rispettare ogni passaggio in modo da avere un meccanismo perfetto in ogni condizione, ci sarà sempre qualche falla o punto meno sviluppato. Alcuni processi sono complessi, soprattutto per le aziende di grandi dimensioni, ecco perché entrano in gioco gli strumenti della Lean Manufacturing e Organization. Quando si decide di avviare un processo 5S bisogna formare e coinvolgere i dipendenti occupando ore che vengono momentaneamente sottratte alla produzione. Questo rallentamento del lavoro deve essere visto come un “investimento” temporaneo che avrà un ritorno non appena le 5S daranno i propri frutti.

Come sempre tutto questo ha un'utilità limitata se non viene accompagnato da uno studio adeguato delle procedure da mettere in campo per applicare la metodologia 5S in modo fruttuoso. Per assicurarti il successo del processo di riorganizzazione 5S dovrai investire in mezzi che ne favoriranno il buon esito.

Qualche esempio concreto preso dal catalogo Utek:

Dedicare tempo e impegno alla tua struttura è l’unico modo per ottenere benefici dall’implementazione di soluzioni Lean. Forma i tuoi collaboratori e coinvolgili nel cambiamento tutelando la loro sicurezza. L’organizzazione 5S è il primo passo verso l’efficienza. Qualche indicazione in più? Chiedi maggiori informazioni al nostro ufficio vendite: info@utekvision.com.