KPI è l'acronimo di Key Performance Indicator, ovvero Indicatore chiave di performance. I KPI sono metriche utilizzate per misurare il lavoro di un'attività, un progetto o un processo rispetto a obiettivi prestabiliti. I KPI sono utilizzati per monitorare l'avanzamento verso gli obiettivi, identificare le aree di miglioramento e prendere decisioni sulla base dei dati.
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Sai cosa sono i KPI? Con questo termine intendiamo i Key Performance Indicator. Vale a dire gli indicatori di prestazione per misurare le performance di un'attività o di processi aziendali. Infatti esistono KPI per ogni settore.
Uno dei percorsi più sviluppati per le KPI è sicuramente quello del web marketing dato che tutto è digitalizzato e si possono utilizzare diversi strumenti per tenere traccia delle evoluzioni che si susseguono nel tempo.
Questa logica della misurazione tecnica che tiene conto dei KPI - Key Performance Indicator - si può applicare anche in ambiti operativi come la logistica e l'organizzazione aziendale in termini di lean production.
KPI, cosa sono i Key Performance Indicator
I KPI sono dei valori che il singolo operatore disposto alla misurazione delle performance può osservare per comprendere se una prestazione sta evolvendo in un modo o in un altro. Ovvero se migliora o peggiora.
Gli indicatori comuni sono l’OEE e l’OLE che consentono di tenere monitorata l’efficienza di un intero impianto produttivo e individuare efficientemente e tempestivamente le eventuali problematiche in grado d’intaccare il dato.
Senza un monitoraggio costante d’indicatori di performance aziendali, non si è in grado di garantire una linea comune aziendale da poter seguire, nonché non si hanno dati utili per redigere un piano di miglioramento.
Avere una lista di KPI da monitorare periodicamente permette di avere massima efficienza produttiva con il minor numero di sprechi possibile. Questo processo consente di sviluppare un ciclo di Deming virtuoso in cui il ciclo di ottimizzazione prende spunto dai dati per capire come muoversi in ottica di miglioramento continuo.
KPI e indicatori di produttività: OEE e OLE
Quando si parla d’indicatori di prestazioni di un intero impianto non si può che ricondursi a una metrica utilizzata nell'ottimizzazione in chiave lean production, l’OEE - Overall Equipment Effectiveness. Calcola l’efficienza di un impianto in percentuale moltiplicando tra loro tre fattori importanti per la lean production (kaizen).
- Disponibilità
- Efficienza
- Qualità
Si parte dal tempo totale di produzione al quale dobbiamo sottrarre i fermi non previsti, arrivando alla Disponibilità. Da questo togliamo le micro fermate e le perdite di efficienza in forma di tempo, ottenendo la Produttività. Infine eliminiamo il tempo sprecato per produrre materiale non conforme e arriviamo alla Qualità.
OEE = Valore aggiunto / Ore uomo disponibili
L’OEE è un indicatore KPI nella lean production utile per comprendere come incanalare le proprie risorse e dove investirne di nuove perché mette in evidenza le aree a valore e quelle dove sono presenti forme di spreco.
Se l’OEE è l’indicatore per analizzare le prestazioni globali di un impianto, l’OLE è la sua altra faccia della medaglia in quanto consente di misurare l’efficienza della forza lavoro, da questo Overall Labour Effectiveness.
L’OLE si calcola tramite il rapporto tra le attività a valore aggiunto in termini di tempo e le ore disponibili per la produzione/manodopera. Ecco la formula per questo KPI della lean organization e production ideale.
OEE = Disponibilità X Performance X Qualità
Si tratta di un valore utile in termini di lean management KPI tutte le aziende anche se è utilizzato principalmente per gli impianti dove la manodopera ricopre la maggior parte della produzione aziendale.
Lean Production e KPI, cosa sapere?
Possiamo parlare di KPI in qualsiasi settore. Nel pensiero dell'organizzazione lean ci focalizziamo soprattutto sulla riduzione degli sprechi intesi come attese, scorte, scarti, cicli di rilavorazione e ridondanza di tutto ciò che non serve. Quindi, una delle strade da seguire è quella d’individuare dei KPI per migliorare le prestazioni interne.
Come devono essere questi KPI?
Abbiamo KPI di alto livello, vale a dire quelli che ti permettono di valutare processi aziendali generici e di ampio respiro ma si possono definire anche dei KPI di dettaglio, dedicati ad aspetti specifici e molto particolari per ottimizzazioni raffinate. Le caratteristiche di un buon indicatore KPI sono riassumibili nella parola SMART:
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Specifico: il KPI deve essere il più possibile attinente al parametro che deve misurare.
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Misurabile: i dati che si vuole andare ad analizzare devono essere misurabile oggettivamente.
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Achievable: i KPI devono avere un obiettivo realizzabile in grado di diventare una necessità.
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Rilevante: gli indicatori misurati devono essere in linea con gli obiettivi che ci si è prefissati.
- Time-related: ogni indicatore KPI deve avere un termine entro la quale essere verificato.
Oltre alle caratteristiche principali per un KPI efficiente, un altro aspetto da non sottovalutare è la forma con la quale viene presentato. I KPI devono essere ben visibili e aggiornati per servire al proprio compito.
L'importanza del visual management nei KPI
Tutti i lavoratori devono essere in grado di visionare i risultati di tale misurazione per potersi confrontare e organizzare per raggiungere gli obiettivi prefissati. Il visual management in questo viene incontro per facilitare la pubblicazione semplice da fruire dei dati sempre aggiornati.
Oltre alla chiarezza della forma con la quale vengono presentati i risultati dei KPI, è fondamentale anche che siano precisi e intuitivi. La lettura degli indicatori di produttività deve essere rappresentativa al 100% dai dati analizzati e offrire soluzioni specifiche su come risolvere i problemi per il raggiungimento degli obiettivi
Inutile registrare una metrica che non porta valore descrittivo o che indica un risultato non oggettivo o inutilizzabile ai fini della misurazione matematica e analitica. Ma, in ogni caso, uno degli aspetti fondamentali per scegliere i KPI è la capacità di sovrapporre il numero con il risultato. In sintesi, prima di scegliere un KPI devi chiederti qual è il traguardo da raggiungere per l'azienda.
Come definire i KPI di prestazione
Abbiamo messo in evidenza tutte le caratteristiche che deve avere un KPI efficiente ma come riuscire a individuare quelli che meglio si adattano alla nostra azienda? La definizione di KPI si suddivide in tre fasi primarie.
Progetto
La prima fase è quella progettuale nella quale si decide in base alle proprie esigenze produttive, quali sono i processi da dover analizzare per raggiungere determinati obiettivi. Si decide in che modalità raccogliere i dati misurati, con che frequenza effettuare tale raccolta dati e individuare coloro che avranno accesso ai risultati.
Operatività
La seconda fase è quella operativa nella quale bisogna munirsi degli strumenti per poter mettere in atto la misurazione. Per strumenti si fa riferimento a tecnologie che attraverso software e hardware riescono a registrare i dati necessari all’analisi dei KPI e tradurli in informazioni utili al miglioramento della produzione.
Conclusioni
La terza fase è quella conclusiva dove si possono prendere i dati raccolti e renderli fruibili a tutti quanti rispettando le caratteristiche prima elencate ovvero: Ben visibili, facili da interpretare e precisi. È importante fornire ai lavoratori anche le basi per poter interpretare tali dati e trasformarli in alleati alla produttività aziendale.
Esempi di KPI lean per le aziende
I KPI possono essere differenti in base a cosa vogliamo osservare. In termini di trasporto possiamo individuare alcune metriche che ci consentono di valutare l'andamento delle operazioni: numero consegne per un determinato periodo, costo e tempo medio necessario e numero delle consegne effettuate in tempo rispetto a quelle in ritardo.
Per quanto riguarda l'aspetto del lean management, invece, possiamo registrare una serie di KPI molto interessanti come l'indice di rotazione del materiale, incidenza della movimentazione interna, la consistenza del magazzino, il tasso di deperibilità dei prodotti a stock e il costo di stoccaggio sotto tutti i punti di vista come:
- Costo della superficie occupata.
- Energia necessaria per alimentare l'area.
- Investimento per la sicurezza dell'area.
Misurare i KPI della lean production raccolti può essere un buon modo per dare senso alla propria strategia di produzione snella ed efficace con l'uso di tutti gli strumenti necessari per ottimizzare i parametri. Ad esempio per la visualizzazione chiara e intuitiva dei dati è possibile utilizzare le soluzioni Visual Management di Utek come:
- Lavagne serigrafate personalizzate
- Dashboard con grafiche per le varie tipologie di KPI
- Cornici magnetiche per la visualizzazione dei dati raccolti
- Torrette luminose e display Andon wireless
Tutto questo può essere utilizzato per migliorare i KPI di logistica e produzione. Però alla base deve esserci sempre una strategia ben chiara, definita. Vuoi maggiori indicazioni? Scrivici a info@utekvision.com per avere maggiori indicazioni su strumenti, metodologie e tecniche per migliorare la lean production e management.